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“学以成人”——第二十四届世界哲学大会会务工作纪实

日期:2018-09-04 信息来源:对外交流中心
 

    2018年8月20日下午,由国际哲学团体联合会和北京大学共同主办的第二十四届世界哲学大会在国家会议中心举行闭幕式,标志着本届世界哲学大会顺利结束。大会注册人数超过7000人,实际参会人数近5000人,规模为历史之最。本届大会是世界哲学大会首次在中国举办,并且是首次由高校作为主要承办角色。面对如此盛大的国际会议,校领导和学校各部门高度重视,作为会务工作的承办单位,北京大学会议中心对外交流中心倾尽全力,筹备了两年多的时间,圆满完成了大会会务工作。

大会现场

责任和队伍

    5000名参会者的注册接待,近100个会场、1000场次会议场地及设备的安排协调,数十种20000多字会务信息的中英文文字撰写,近百种数10万页会务资料、票据的制作,数百辆次班车的往返接送,十几条文化旅游线路的设计组织……此次大会的会务工作极其繁重,而对外交流中心的会务承办团队只有10名职员,如何带领400名临时从北京以及京外高校中临时招募的学生志愿者完成会务工作重任呢?

志愿者为参会者引路

面对如此严峻的考验,对外交流中心针对参会者注册接待、会场服务和会议设备、交通引导、住宿协调、餐饮安排、文化活动组织等不同模块,搭建了结构完备的任务执行体系,分别安排了相应的专项负责人员,再由项目负责人选出数名学生骨干作为组长,共同负责志愿者的选拔及相关工作安排,有效完成了会务志愿者的管理和工作分配,使每一位志愿者都能明确自身职责,更好地进行服务。正是由于工作团队层级分工明确,工作岗位责任清晰,且各模块工作紧密配合,才使得所有会务任务顺利完成。

会务组织周密

本届大会参会人数众多,每项会务流程都工作量巨大。以现场注册签到为例,要完成5000人的注册任务,需要对每位参会者确认本人信息、确认身份类别和缴费状态、打印胸卡、制作开幕式请柬、发放会议资料,还需要根据安保要求现场采集照片、制作胸卡芯片等一系列工作。每人注册需要5分钟,5000人共计需要25000分钟,即416小时。为让负责注册的学生志愿者快捷准确地完成上述海量工作,对外交流中心对注册流程进行了周密设计,克服了外校特别是外地志愿者会前培训机会少等问题,尽可能把工作要求设计得科学高效,并以书面形式向志愿者明确工作任务,尽全力使参会代表能够快速完成注册签到。

会议注册现场

由于大会会期时间长,会议内容丰富,会场安检等方面又有一定的要求,因此,让参会者全面清晰了解会议安排特别重要。要做到这一点,仅仅依靠现场咨询的语言交流是远远不够的,会前的书面通知和会议现场的指示必不可少。在大会前期和会议期间,对外交流中心对于注册地点、注册流程、会场注意事项、会期班车地点、文化活动安排等内容,都进行了相关信息发布和现场指示,并根据会前突发的一些情况和要求作出了及时调整。特别是针对8月13日在人民大会堂举行的开幕式,根据场地要求,中心拟写并发布了极为详细的入场须知,并在开幕式当天代表搭乘班车时由相关志愿者再次提醒和检查,确保代表能顺利入场参加开幕式。

咨询平台

应组委会相关要求,对外交流中心根据多年来的外事活动的经验,增加了杂技观看和旅游等相关活动。这些活动都很好地展示了中华文化的魅力与风采,受到了参会代表的积极响应和一致好评。

沟通与交流

面对来自121个国家和地区的5000名参会代表,文化背景不同、风俗习惯不同、饮食文化不同,特别是只会母语不懂其他语种的参会者,如何有效沟通交流才能保证他们顺利参加大会各项活动呢?为解决这个问题,对外交流中心根据现场情况,对不同需求的参会者采用了相应的有效沟通交流方式,特别是充分挖掘小语种志愿者人才,发挥他们的语言优势,满足了参会者各种特殊要求,多次化解现场各种突发状况。

六种语言的会议主题条幅

此次会议涉及人民大会堂、国家会议中心两个的大型活动场地,不同的会议场地具有不同的大型活动组织的安全要求,会前没有提交完备个人信息的代表不能参加开幕式。有些参会者对大会安排不理解,有不满情绪。工作人员带领志愿者,以良好的专业素养,耐心地从整个大会的大局出发进行解释,尽力安抚,逐渐得到了参会者的理解和配合。

国家会议中心宣传展板

人民大会堂布置现场

会期也出现了很多突发状况。比如注册当天的部分时段恰好与中非论坛演练发生冲突,工作人员和志愿者紧急搭建临时注册台,并对参会代表进行引导疏散并做出相关解释说明。一部分代表由于排队等待时间过长产生不满情绪,工作人员和志愿者也都耐心安抚,言语上礼貌友善,尽量获得代表谅解。

此外,作为本届大会重要组成部分的国际哲学团体联合会全体会议,决定着下一届哲学大会的举办地以及下一届国际哲学团体联合会主席人选的选举。对外交流中心在会前与联合会秘书长进行多次沟通交流,明确所有会议需求,并进行了细致周到的安排,保证了会议在校内英杰交流中心顺利召开。组委会对中心高度的责任心及会议当天的情况非常满意,特地在会后发来了表扬信,以感谢中心在本次会议中的付出和贡献。

协调与配合

本届大会的会务工作得到了校内各部门的通力配合。学校计算中心根据注册工作流程,设计出一套非常完备的注册系统,并在现场提供了及时的技术支持,才使得大会的注册工作顺利完成。正值暑期,保卫部在肩负校内安保巨大压力的同时,每天仍抽调部分人手监督负责国家会议中心的安保情况,为大会举办保驾护航。

会议中心也积极协调力量配合大会承办工作。会前,会议中心调动青年骨干训练营的20余名营员,顺利高效地完成了7000多个会议包的装包工作;中关新园部分员工也积极参与会议物资运输工作,协助大会顺利进行。

资料包装现场 

校外单位的良好合作关系也是会务工作成功的关键因素之一。5月底,由于注册人数激增,校方临时决定将大会主会场调整至国家会议中心。由于时间非常紧迫,国家会议中心已经不能提供满足大会需求的分会会场数量。对外交流中心和国家会议中心进行了充分沟通,提出了将一万多平米的地下展厅进行分区隔断,搭建出临时会议室的方案,解决了大会的燃眉之急。会议期间,对外交流中心和国家会议中心团队在会场、餐饮、茶歇等会务方面密切配合,顺利流畅地完成了会议各项安排。

本次大会的交通方面得到了首汽集团的支持。暑期正值用车高峰,对外交流中心在会前做出了细致的用车方案,并与首汽集团多次沟通说明此次大会意义,保证了开幕式70余辆大车的集中调度和每日的大会班车准时运行。此外,针对会前和会后的接送机安排,中心认真核对航班信息,为首汽集团提供了准确的用车信息,顺利完成代表们的接送工作。

 

工作人员合影

近十天的世界哲学大会结束了,对外交流中心的工作人员也终于结束已连续一个多月每天十几小时的高强度工作。这期间虽然工作任务艰巨、精神压力巨大,但是大家齐心协力,攻坚克难,完成了会议各项要求。能够在学校重大的学术活动中发挥专业优势,实现价值,作出贡献,正是对外交流中心一直以来所遵循的宗旨和追求的目标。哲学大会的圆满落幕是对外交流中心服务学校发展的工作历程上又一坚实脚步。面对下半年即将到来的6个国际会议和海外研修项目的承办任务,对外交流中心的工作团队再次紧锣密鼓地投入到新的工作中,以实际行动献礼北大百廿华诞。

 

 

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