现代企业管理方法在工作中的运用和体会

日期:2012-05-16 信息来源:刘昕果
 

摘要:十年历程会议中心的发展取得了可喜成绩,而这可喜成绩的背后离不开其独具特色的管理模式,学校机构改革后,会议中心一直采用的是企业化的管理方法,而企业化的管理方法最大的特点就是高效。 我在交流中心工作近六年中,对本部门及其他兄弟部门的高效管理感受颇深,结合本次研讨会主题之一“回顾十年历程,结合工作实际,谈谈如何进一步推进会议中心科学发展”说说现代企业管理方法在工作中的运用和体会。

  本次发言主要内容将分为三部分,第一部分将具体分析会议中心的性质,会议中心与企业的区别,会议中心与学校的关系。第二部分结合工作实际,谈谈现代企业管理方法在我们日常管理工作中的运用,例如:把“经济人”的概念运用到管理工作中、通过灵活的组织结构完成高强度工作、运用流程再造工具提高服务水平和工作效率、运用目标管理的方法实现工作的最终目标等。第三部分提出会议中心在发展过程中需要哪些保障,或注意哪些问题,如:国家政策方针的制定和实施对会议中心的影响、努力争取学校政策制度的扶持、推进内部制度的规范和彻底落实。

  会议中心是1999年在学校改革过程中通过改制、剥离而组建的。在管理方面是通过新的运行机制实现人、财、物资资源的合理配置,使之充分有效地利用,最大限度地发挥效益。作为实行企业化管理与运作的实体,会议中心的特殊性质与运作模式决定了其自身既区别于校内行政事业单位,又有别于校办企业。会议中心的发展一直坚持社会效益与经济效益并重并且始终优先确保社会效益为原则,十年发展会议中心的社会效益获得了学校师生的广泛认可,更成为学校创建世界一流大学的重要组成部分,在经济效益方面通过科学的管理使学校资产保值、增值,并且实现了自我积累和发展。

  十年历程会议中心的发展取得了可喜成绩,而这可喜成绩的背后离不开其独具特色的管理模式,学校机构改革后,会议中心一直采用的是企业化的管理方式企业化并不是变成真正的企业,而是学习面对市场的运行规则,是对企业行为的模拟,独立核算,自负盈亏。而企业化的管理方法最大的特点就是高效。 我在交流中心工作近六年中,对本部门及其他兄弟部门的高效管理感受颇深,结合本次研讨会主题之一“回顾十年历程,结合工作实际,谈谈如何进一步推进会议中心科学发展”说说现代企业管理方法在工作中的运用和体会。

一、管理模式以“经济人”为假设前提

  这里说的“经济人”并不是一切从经济利益出发,当一个人存在和发展于一定的社会之中,是为了追求最大的幸福,他的个人利益是由一系列利益所构成的利益体系,当个人面对一定的社会选择,需要决定是否采取一定的社会行动时,他在进行成本收益权衡比较的过程中,所考虑的收益因素绝不限于经济收益,而良好工作环境、能不断学到新的知识、社会地位、也是至关重要的利益。因此要塑造一个新的机制,充分尊重、保护和实现员工的合理的自我利益和权益,并且使他们自我利益的实现和单位公共利益的实现最大限度的达成一致。交流中心在十六年的发展历程中职员由最初的平凡流动到现在的趋势稳定就充分贯彻了管理人以经济人为假设前提的思想,充分尊重职员正当个人利益的追求,而获得了一个稳定的组织结构,增强了员工的归属感,从而获得更多的集体利益,保证了单位的可持续发展。

二、灵活的管理组织结构

  交流中心的管理结构是以直线结构为主,矩阵结构为辅,这样的组织结构也是英杰模式提高工作效率的保障。在交流中心的组织结构中平时是以直线结构为主,即设立主任、副主任领导下的部门责任制,下设会场部、会议与交流部和综合部,每个各部门都有一个直接主管。而根据中心工作的特点,我们经常以会议项目为主采用矩阵组织结构,即以完成某个特定的项目为核心,项目负责人是核心,指挥其他部门配合执行。这样的组织结构更加灵活,适应能力也很强,效率更高。

三、企业目标管理方法的运用

  目标管理是现代企业中经常运用到的管理方法。交流中心在完成会议项目中常用到这样的管理方法,例如会议项目目标管理,交流中心接到会议项目后将项目分配给项目主管,然后项目主管将和主办方拟定一个会议项目的实施方案,方案一般为纵向和横向相结合。纵向是以时间为顺序,横向是以任务分工为框架。通过任务分工,将每块任务分配到指定的负责人,并且标明不同阶段的工作期限。通过定期的工作会议了解工作进展并且获得工作中的反馈信息。通过目标管理的方法能将复杂的协调工作进行量化,这样更能有效的,按计划的完成工作,同时也能对任务进行分解,责任到人,做到既提高效率又能保证质量。

四、流程再造

  我们日常的工作中有可能会习惯性的用同一种工作方法去解决同一类事情,但其实解决这类事情有很多种解决方法,而且每一种解决方法的效率、质量、服务、成本也是不一样的。流程再造就是对组织的作业流程进行根本的再思考和彻底的再设计,以求在成本、质量、服务和速度等各项至关重要的绩效标准上取得显著的改善,例如汽车的生产效率提高就获益于流程再造,生产商学会了从最初的一辆辆单独的拼装加工汽车,到最后的流水线生产汽车,这也得益于对工作流程的不断改进和提高。在交流中心会务工作组织中,我们不断的对工作流程进行完善,每次会议后进行流程梳理,最后不断完善出一个效率高、更快的工作流程。

五、志愿者服务

  这属于公共管理的范畴,会议中心不完全是企业,在服务的过程中对学校或者对社会而言也是提供了公共物品服务的。引入志愿者服务的模式也是符合公共服务领域如高校组织机构的性质和特点的。中心部门如讲堂、交流中心在实际工作中都有志愿者的参与,而且未来这样的参与将会更加频繁,根据统计交流中心近年来每次大规模会议都有志愿者的参与。志愿者的加入大大提高了我们的工作服务质量,并且提高了效率。这里我们也要不断的完善志愿者工作的管理。例如:

  通过有针对性的培训,提高志愿者个人的内在素质。第一,礼仪培训。志愿者需经礼仪方面的培训,了解礼仪知识。第二,技能培训。志愿服务还需要其它基本技能的培训,包括:外语、计算机、应急措施。第三,思想教育。除了志愿服务的基本技能,志愿者的责任心尤为重要。另外需要注意的是:志愿者面临的三大问题。第一,志愿服务提供资格不足。一方面可能是个人的志愿服务能力有限,达不到岗位要求的水平;另一方面可能是个人的责任心不足,态度不好等原因,导致志愿服务质量达不到预期水平。第二,志愿者团队的管理问题。主要体现在:(1)志愿者的分工不明确,职责不清晰;(2)信息沟通障碍,不能全面、准确地把握职责范围内的情况;(3)管理体制僵化,不灵活,难于应对意料之外的突发事件。第三,志愿者的待遇问题。志愿者提供的是无偿的志愿服务,但是志愿者也面临着提供志愿服务的成本问题。第一方面是提供志愿服务过程中的物质成本,例如:交通费用,通讯费用,餐饮费用等等;这些物质成本必须在本人可以接受的范围之内,志愿者才会自愿地提供志愿服务。第二方面是志愿者的情感待遇。志愿者在提供志愿服务和团队合作过程中,不可避免会有小摩擦,会受些委屈;这些情感待遇也必须控制在本人可以承受的范围之内,志愿者才会积极地提供服务。

六、政策游说

  我们需要什么为会议中心的发展保驾护航?    除了我们自身的努力和勤奋,学校政策制度的扶持也是至关重要的。在现代化企业管理中决策层十分重视行业政策的出台和改革,良好的政策会给企业带来合适的成长空间和环境。

  会议中心是依托于北京大学事业单位体制下施行企业化管理模式的单位,学校大的政策方针的出台基本都是争对事业体制下的部门,而针对同属于北京大学但是非事业体制的单位的相关规定和政策偏少,随着国家事业单位机构改革,为了促进特殊体制下的特属模式的发展。我们应该主动争取更多的政策扶持,从而保障此类单位的良性发展,留住优秀人才。在这样良性循环下才能更好的服务于学校同时有更好的优势参与社会市场竞争,为学校服务更为学校减负。