会议中心2018发展计划开篇已明确将“进一步加强会议中心的整体融合”作为计划的总体目标之一,纵观计划5大部分21个小节,整体融合的思想理念贯穿始终,可以说,整体融合既是指导中心发展的目标任务,同时也是实现中心发展的方法手段。那么要推动和实现整体融合,加强中心统筹工作无疑是一个重要的抓手和发力点。
就如范强主任在去年研讨会上讲的那样,“时至今日,无论对外提供更加优质服务产品,还是对内整合资源优化管理,都越来越以会议中心整体为载体、为对象”,而以中心整体为载体和对象开展业务活动或进行内部管理,都离不开中心的整体统筹。只有在中心的整体统筹下,才能更有效的破除囿于各单位自身情况或利益而易产生的本位主义干扰,以更高的层次、更远的视野综合衡量和考虑问题,更好的整合中心优势资源、发挥中心综合实力、维护中心整体形象,从而推动中心不断向深层次的实质性融合迈进。从另一方面而言,在中心统筹下下好中心这一盘棋,这一点本身就体现着中心各单位间的合作、交流、互助与融合,因此,中心统筹工作也是中心整体融合的重要表现,统筹工作情况一定程度上反映着中心整体融合程度的高低,两者相辅相成,密切相关。
应该说,中心的整体统筹工作从中心成立之日起就已经起步,从早期中心章程的制定到中心运行机制的确立,再到中关园项目的接手和中关新园管理部的成立等等,都是中心整体统筹下的成果。随着中心办公室和财务室的成立和完善,中心整体统筹工作也从宏观层面逐步具体化、事务化,中心的概念由虚到实,越来越被人了解和熟知,以中心名义组织开展的对外联系和内部活动不断增多。而自2018发展计划开始酝酿到出台至今,中心的整体统筹工作又上了一个新的台阶,统筹覆盖范围不断扩大,对实际工作的指导性和各单位的响应度也进一步提高。
在过去一年多的时间里,中心建立了重要工程项目的统筹协调机制,从讲堂改造工程到勺园6号楼改造加建,再到正在推进的交流中心阳光厅屋面防水修缮,均成立了由中心领导班子有关成员组成的工作小组,在工程实施推进过程中发挥了巨大作用,也使中心统筹进一步拓展了工作领域;中心还在业务工作方面加强了统筹力度,目前正以后勤信息化建设为契机,推进中心会议室预订系统的建设实施;在行政、人事、财务三个传统重点领域,中心统筹工作也在进一步加强:从OA办公系统、朗新人事系统全面运行到久其财务系统模块升级,信息化程度的提升有效助力统筹工作开展;中心层面制度建设步伐加快,十余项规章制度相继出台;坚持每周发布中心领导班子工作动态,促进中心与各单位间的信息交流和相互了解;还有规范干部聘任程序、推进中心内部人才流动、集中中心资源进行内退人员返岗安排、推进中心层面培训、规范中心联合采购平台、加强招标工作管理等等,可以说,中心整体统筹工作的力度和影响都有了显著的增强和提升,中心统筹在日常工作中发挥着越来越重要的作用。
不过,在对上述中心统筹工作进行梳理后,我们可以发现一个现象:那就是相当一部分统筹工作属于应对性质,即针对某个问题的出现或某件事项的需要而进行统筹,而出于中心整体发展考虑而进行的主动性统筹还比较有限。也就是说,中心统筹工作基本还处于“见招拆招”的阶段,项目式的阶段性统筹工作较多,且成效比较明显,而系统化的全面性和长期性统筹工作推进相对迟缓,也很难立竿见影。另外,虽然中心统筹范围已经有所拓展,但基本还是以行政、人事和财务三方面事务为主,且参与统筹工作的人员主要是中心和各单位两级班子成员和中心办公室财务室人员,使统筹工作的范围和人员体现出较强的集中性。
这种情况很大程度上是现阶段中心统筹工作的特点决定的。由于各单位运行和管理的特点不同,基础不一,因此中心统筹时涉及的面越宽,涉及的单位和人员越多,也就越需要谨慎稳妥,因此,项目式的统筹工作相对容易开展,需求也更加迫切,于是也就成为目前中心统筹工作的切入点和突破口,而系统化全面性的统筹则需要更多时间进行论证和推进。另一方面,行政、人事、财务等职能管理工作的规范性较强,又有中心办公室和财务室两个常设机构协调,统筹基础相对成熟一些,且往往采取自上而下的方式开展,因此,职能管理工作的统筹工作相对力度较大,参与人员也比较集中。
但是,我们要看到,现阶段的中心整体统筹工作距离2018发展计划的目标任务还有很大差距。如果仅仅停留在高层次小范围项目式的统筹水平,势必无法广泛而有效的整合中心资源,也难以推进各单位资源共享和优势互补,长此以往,将很难对中心整体运营和管理效能的提升起到持续拉动作用。因此,在下阶段,应当根据中心整体统筹工作的特点,在目前工作的基础上继续将中心统筹向多层次多领域系统化的纵深方向推进,具体可采取以下措施:
一是深入提炼统筹经验,从分散的项目式统筹工作中摸索规律,通过总结、梳理、分析,找出共同点或相通之处,然后将这些实践证明行之有效有益的做法进行提炼和推广,逐步形成一定的流程、模式或机制,使统筹工作更加常规化、常态化,为更加系统和全面的统筹工作奠定基础。
二是逐步拓展统筹范围,除职能管理工作外,还应当在业务工作领域内加强统筹,在中心的组织下,实质性的推动各单位间业务工作的交流沟通,从职能管理范围的集中统筹拓展到管理和业务工作的多点统筹,最终实现全方位全面统筹。同时,在维持和巩固原有统筹力量的基础上,要吸纳更多骨干人员参与中心的统筹工作,从而开拓思路,充实智囊,也增加中基层管理者对中心统筹的了解和理解,有利于统筹工作的落地执行。
三是不断增强统筹意识,从两级班子成员开始,根据中心发展形势进一步转变问题导向的被动式统筹思想,逐步建立发展导向的主动式统筹理念,按照2018发展计划中的目标任务,从组织架构、管理体系、业务资源等方面开动脑筋,跳出固有的各单位单兵作战式的发展思路,向中心规模化、集约化方向积极推进,真正贯彻“中心一体”的统筹思想。
中心整体统筹并非虚妄空泛的目标,而是中心发展实实在在的需要,我们要抓住一切契机扎实推进中心统筹工作,为实现2018发展目标而不懈努力!