2018年北京大学将迎来120周年校庆，配合校庆，我们将承办学校重要庆祝活动。遵循会议中心2018发展计划，对外交流中心将进一步立足服务于高水平国际学术交流活动，扎根于学校需求，开拓思路，勇于创新，助力校庆。
2018年，对外交流中心将承办学校两项重要校庆活动，活动要求高、形式新、规模大，都将成为工作中新的挑战。
（一）IT届的奥运会-第42届国际大学生程序设计竞赛全球总决赛 （2018年4月15-20日，1500人规模）
1.背景硬
（1）全球最具影响力的大学生计算机竞赛，被誉为计算机软件领域的奥林匹克竞赛；所有获奖者均为各大企业争相争取的人才（百度、阿里巴巴）
（2）历届比赛均被当地赋予很高的礼遇：摩洛哥皇室接待；普京出席开幕式等
2.需求高
“Grandma’s home”, “wallet free”, 参赛的学生来到了奶奶的家，不需要带钱包。虽然话语平凡，但是暗含的要求很高，因为希望参赛选手在比赛期间如同到了奶奶家，不仅舒适，还需要自在不拘束不受限制
（1）住-1500人五星级酒店住宿，五星级不够，需要硬件好、英语好、服务好、可以满足参赛需要的种种苛刻协议要求，例如严格的排他性等
（2）食-赛程中每餐都是1500人规模，所有餐食要自助形式、可以不丰富，但是要安全、健康；还有两次比赛中的盒饭午餐（食品要求更高，因为要保证4-5小时保质期）
（3）行-全程班车服务，除了每天赛场之间，还有酒店之间的循环班车
（4）赛-综合性比赛、开会、用餐综合性场馆、体量大、硬件强、功能全
（5）会/活动-比赛期间穿插有几十场学术会议、赞助商活动、旅游参观等活动
（6）仪式-鉴于历届的传统，希望能有国家对于比赛的礼遇（总理的贺词），希望有隆重的开幕和闭幕仪式，希望有适于青年学生的文娱表演等
（7）严格的安保、紧急医疗、全英文志愿者服务等
1.背景更硬
（1）国际哲学界的盛会，它起始于1900年，每5年举办一次，近120年的历史首次来到中国。
（2）历届会议均为国家行为，会议国际组织-国际哲学联合会要求举办国的领导人会见组织委员会成员，同时需要出席开幕式或相关活动；需要参会者的外交礼遇，需要言论自由…
2.需求更高
（1）会-大型综合性会议场地，全会会场2-3000人规模，需要同时安排9种语言同传；平行99个分会，会场需要足够的公共空间以及残疾人相关设施（学校已经启动相关的教室楼改建工程）
（2）餐-会期5000人餐饮解决方案，两次集体3000人以上的用餐方案（市内和室外）
（3）住-参会者便利的住宿预订模式（涵盖各种类型，体量达到3000人以上），同时需要解决学生宿舍
（4）行-主要宾馆间班车，会议开幕式集体用车方案（5000人，100辆车，头尾相连1公里-东南门~家乐福）
（5）活动-3-5场中国特色文娱演出、近1000平米图书展；会前、会中、会后的京外主题游以及北京城市游等等
（6）安保、国际紧急医疗、多语言志愿者服务等
从以上两个校庆活动的需求中可以看出，类似的活动我们从没有做过，想做好，只有创新，需要创造新的工作模式、寻找新的支持资源、发现新的解决方案。
二、创新源于学校需求
其实我们交流中心所承办的无论是会议或者是交流活动，每次都是在创新，因为我们从没有碰到过任何一个一模一样的活动，即使是做了13年的北京论坛，每年来的参会者不同，也会需要新的情况，就需要我们随时转变思想，寻找新的做法。不过不论怎样，我们所有的创新都来源于学校需求，来源于每天每日的工作，同时我们也要把我们的创新工作扎实落脚于服务学校，回到守正固本的话题，学校的目标是创建具有中国特色的一流大学，那么会议中心的目标也就是应该创建具有北大特色会议中心，其实这也是我们一直坚持的，会议中心2018发展计划不断强调的“服务于教学科研，服务于广大师生”。学校的需求如同我们生存和发展的土壤，我们如同一颗小花，需要深扎在土壤中吸取养分，开出装点校园的各种美丽花朵，如果跳出学校的需求谈创新，那么只会变为奇花异草，最终的命运就是会被放弃，会被清除。
三、创新始于做好当下
现有的工作做好了，稳固了，才能谈创新，才有创新的基础。这里又想举一个例子，在2004年我们第一次承办北京论坛的时候，因为也是学校第一次自主举办这样高水平高标准的国际会议，因为学校不放心各项工作的组织，特别请来博鳌论坛秘书处负责的老师来听取我们的工作汇报，其实还有另一层意思，学校希望邀请他们来指导北京论坛的工作。还记得当时是陈老师全面介绍了我们的会务组织策划方案，虽然现在细节已经记不清楚了，但是当陈老师介绍完后，博鳌论坛的老师竟然一时没能说出什么，只是最后总结了两句说，你们已经策划得很全面了，你比我们更了解学校和北京各方面情况，你们可以放心按照这个方案做了。其实现在回想起来，如果不是我们平时踏实的做好每一项工作，详细的了解与掌握学校各方面情况，按照学校的需求做好我们每一项工作，我们也不会一直做了13年的北京论坛。
这里还想再谈一次2018年世界哲学大会，就是刚刚举办过的“哲学大会启用仪式”，这次仪式全球网上直播，很多老师肯定也看到了，特别能给人留下深刻印象的是仪式上绚丽的宣传片展示，这次的宣传片以及整个活动视觉策划都是一个与学校合作很多次的公司完成的，这个公司在北大也设有办公室，应该说不会不了解学校。可是就是这么一个很熟悉北大的公司，在LED主屏幕的尺寸设计上给出了12.8*7.2米的尺寸建议（高度达到了英杰3层楼的高度），而哲学大会秘书处对于尺寸没有任何意见，只是委托我们来做设备的搭建工作。凭借我们对于设备以及场地的了解，马上发现尺寸上的问题，因为英杰不同于邱德拔也不同于讲堂，座位席是平面的而且也没有那么宽阔的面积，如果一旦顶天立地的搭建了7.2米的大屏幕，所有现场观众势必将一直抬着头看屏幕，同时坐在第一排嘉宾席的所有VIP将如坐电影院第一排看大片一样的眩晕。将经过反复测量以及与搭建公司的洽谈，我们坚持建议秘书处和设计公司协调改低高度，开始设计公司还对于我们的修改方案颇为有意见，认为达不到震撼的效果，不过在我们的坚持下最终改为5.6米。最后综合场地实际情况看来，如果当初没有坚持改小尺寸，那么活动可能彻底失败。
应该说在活动中使用大面积的LED屏幕对于我们是一种新的尝试，是一个创新。因为LED不同于一般的会议背景，对于场地、设备以及观众的视觉感受都要综合考虑，也是一种工作中新的需求。在这种情况下，只有我们之前对于我们的场地有详细和深入的了解，才能预估到这种新的尝试会有哪些新的问题。
所以首先做好做精我们现在的工作，时刻站在学校的角度的考虑问题，才是我们可以创新的基础。
四、创新来自日积月累
刚才谈到了为什么创新，创新从哪里开始，下面谈谈如何创新。其实在我们工作中，创新不是天马行空的想象，创新始于工作中的日积月累，这里还想继续举例：这次举一个大学生程序设计竞赛例子。
刚才提到，这次比赛其中一个关键问题是要解决1500人的五星级酒店住宿的问题，虽然国际组委会的团队在这方面也比较有经验，他们往往都是自己来谈酒店的，可是经过几轮酒店的考察，他们发现在北大周边没有一家酒店达到他们的标准，适合同时容纳这么多人，也没有一家酒店愿意接受被买断的合作模式，于是他们来求助我们推荐，我们综合考虑交通、场地、餐饮等各方面情况后推荐他们考察鸟巢附近的酒店，之后他们很满意，迅速确定了其中3家酒店作为第一方案，可是随后因为各种原因，有一家酒店合作风险较大，需要再寻找备用方案。根据我们多年来对于京内各大品牌酒店的了解和对新开业酒店的关注，我们又推荐了几家，终于让国际组委会找到满意的组合模式。同时在与酒店的谈判中，我们派出综合能力较强的项目主管，全程陪同国际团队，数次经历超过12小时的英文谈判后，酒店方案终于落实下来。
其实这次酒店方案制定过程也是我们工作中的创新，因为这次落实的方案中的酒店我们之前都没有合作过，不过基于平时对于工作中需要的信息的积累，我们迅速可以给出比较合理的建议，同时基于平时对于团队职员英文水平的要求、训练以及综合能力的培养，才能最终促成此事。
哲学会的策划方案也是如此，从第一次知道哲学会的需求，到拿出英文会务策划方案，仅仅给我们不到一周的时间，还要综合考虑5000人规模，99个分会场，在校园举办同时满足会议各方面需求。也就是基于我们平时对于学校各方面情况的了解和积累提出了综合策划方案，同时在国际组委会提出校园公共区域小的问题中，我们能迅速拿出搭建遮阳棚的解决方案等。通过一次详细和周道的讲解，让国际组委会放心和认可，认为是一份切实可行的策划方案。
这些都是来源于我们的经验，我们的积累，我们对于工作的热情与用心，对于服务的深刻解读，和对于北大一份深厚的情感。只要是和工作相关的信息，我们都第一时间去了解去探索，即使现在用不上，但是可能会在未来某个关键时刻派上用场。例如我们只要有空闲时间会安排北京人文景观的探索，寻找机会观摩其他重要活动的现场，时刻注意积累各类型供应商的信息，关注各种会议的视频或者文字等等（一个会议桌卡、标志、胸牌都能引起我们极大的关注），正因为有了这些积累，才能有我们新的但是可行性极强的创新。
其实创新真的不需要彻底颠覆，我们在平时的工作中，时时刻刻都可以创新，都可以有新的改变，主要还看我们是否真的落脚于学校的需求，是否已经踏实做好自己的日常工作，是否真的时时刻刻在积累，我觉得创新不是高大上，是时刻发生在我们的工作中的。
