2018年，北京大学120周年校庆的系列活动高潮以“第二十四届世界哲学大会”落下帷幕而告一段落，回顾这8个月的时间，交流中心主要完成了“世界大学生程序设计竞赛”、“双一流国际论坛暨北京论坛2018”、“世界哲学大会”这三个重大活动、会议的承办共工作。
去年未完整研讨会的研讨会发言，写满了我们的紧张，而此时也并不能用“如释重负”形容，正好借此机会和大家分享一下，谈一谈今年活动中反馈出来的新形势新要求下会议承办工作的新特点
这是我脑海中首先跳出来的一个问题，
刚刚过去的世界哲学大会为例，5月份因为报名人数激增、学校承受能力等种种原因，会议场转到了国家会议中心，原以在国会场地紧张的情况下可以见缝插针的把70-80个会议分会场场地落实后签订了国会协议之后我们可以专心设计注册、现场接待等环节了，没想到，这只是刚刚开始。因为在国会举办的大型活动的各种安全方案需要报朝阳分局备案，光备案资料条目（各种资质证明、安保方案、责任清单、应急措施等等）就整整一页A4纸（昕果），之后开始落实安保公司，这过程中才知道国家会议中心（8层，400米长）一共有多少个门需要守着，每天配备的安保力量300-400人之多。报完朝阳分局之后又紧接着报市公安局（李老师天天和警官打交道），这同时又开始准备人民大会堂的各种报备方案，而大会堂是需要所有进入者的身份信息，无数个分类名单需要整理。大会堂刚刚有眉目了，就又接到北京市公安局的要求，必须加胸卡芯片-人脸识别系统，接到这个任务是在会议注册开始前2天。
这些安全报备及临时调整的安全措施虽然占走了我们很大一部分时间和精力，以至于最后胸卡芯片人脸识别系统的追加也给注册环节带来了很多压力，造成了速度慢，等候时间长的困境。不过当会议平安结束后，回想所有对于这些举措的实施，都是必须的，所有的付出（准备的所有方案）都是值得的，试想7000人无门槛的报名方式，又是思想意识形态方面的会议，万一会议现场出现什么过激行为或者各种意外事件都是学校所不能承受的，会场任何设备设施疏漏所带来的用电防火的隐患也是不可想象的。所以应该说感谢北京市公安局对于会议这么严格的要求，才能让会议没出任何意外。
同时反观学校今年为了保障校庆系列活动的一系列举措，例如：校外人员、车辆入校更加严格，英杰广场不能停车，学校各种指示牌、手举牌需要严格报备等等，而且为了保证学校正常的教学活动和学生的生活，教学楼教室以及食堂尽量不做会议活动的使用等，包括5月份把哲学会场地紧急挪到校外，都正是学校为了“给校园一份安静”，同时更加是平安校园所采取的严格措施，学校把整个校园的资源尽量还给广大师生，避免外界给正常的教学活动带来音响而引起学生各种不好的反响，让“校园安静下来”，营造积极的舆论氛围都是学校近几年一直在做的努力。
从今年校庆系列活动的各种反馈来看，从整个社会的关注程度来看，特别是现在自媒体时代，学校在安全方面的管控可能还会更严格，那么作为会议的承办单位，我们更应该把握住学校的指导思想，在促进学术交流、扩大学校影响力的同时，更要把安全作为所有会议承办工作的首位，从会议预算、流程设计、现场保障等各个方面优先考虑到安全工作的需要，同时国际会议还要注意国际敏感问题，注意港澳台参会者的身份问题以及他们来自的单位、地区的正确表述。也要尽量避免会议活动对于学校正常工作秩序的影响，不能避免的时候和相关单位一起做好汇报、沟通或者调整工作。对于会议临时招募的志愿者也需要任务清晰明确，在让他们作好帮手的同时保障好志愿者的餐饮和交通问题，关注他们的思想动态，尽力满足学生对于志愿服务的需求，及时发现志愿者当中的异常现象，以稳妥的方式安抚其情绪，解决思想问题或者调整其岗位等等，避免不必要的负面舆情。
这是我今年工作中最深的体会和感受，安全对于学校来说就如同健康对于一个人的重要性，所有其他工作都基于安全之上。我们会议中心一直对于安全工作十分重视，各兄弟单位除了日常各项工作中严格执行安全规定外，还定期组织安全小组进行各种隐患排查。有了今年大型活动的安全工作经验后，会议中心对于今后学校重大活动的承办就更加有经验和自信，特别是在各项工作的安全保障方面也会做得更好。
会议的举办优先把好安全观，之后便是严格执行好财务标准。学校从2016年开始制定并严格要求各类会议举办的经费标准，节俭办会一直是学校所倡导和要求的，也是这一年大型活动的承办宗旨。不过由于各类会议的需求不同，有的时候因为国际组委会的传统或者要求，难免在一些活动举办的过程中人均标准超出额定范围，这时候就需要我们尽量与主办等各相关单位协商，换成稳妥的活动方案，为了不影响会议效果同时节省办会经费，我们不断寻找各种资源，不断尝试，不断创新，用细节取胜，在财务标准范围内，把会议和活动办好，让主办单位和参会者都满意。
今年在国家会议中心开会更加深刻体会到信息化的不断进步给会议的举办带来了翻天覆地的变化，而且这个变化越来越快，新办法新产品越来越便利，而我们追赶的速度还是不够快。
例如“世界大学生程序设计大赛”，是计算机编程届的奥林匹克竞赛，在大赛的筹备运行过程中，也充分体现了专业的优势，不论是参赛选手、包括教练、工作人员、志愿者、各种观赛嘉宾等都能迅速通过报名系统实时看到自己的注册状态、收到提醒消息、随时下载大赛邀请信及各种证明信等，省去了很多人工收集核对通知的流程和工作量。而且包括现场的赛事设计及比赛最后结果的揭晓，无一不是利用各种信息化手段。
而且在哲学大会期间，观摩了数个同期举行的大型会议的注册现场，看到了国内会议高度使用微信系统、各种会务程序、芯片胸卡、签到软件以及现场字幕、翻译等等先进的手段。这些其实也都是在世哲会最开始讨论的时候校内有一些老师们提出的需求，不过就是由于当时任务不明确，预算没有落实，就没能实践。但是如果真的作为能为世界一流大学服务的部门，我们还是应该尽快的学习和掌握，为今后更多的活动带来便利。
如同北大创建“中国特色世界一流大学”的口号一样，会议到了中国，到了北大要有中国特色，北大特点。我们在会议承办过程中是否始终能把握这个原则，能严守我们的标准，以一种不卑不亢，有礼有节的态度对待国际组委会，不仅需要赢得信任，还要争取到尊重，最终达到共赢的目的。
2018年，北大双甲子庆典已接近尾声，几年的筹备几个月的辛劳都化作宝贵的经历与积累。会议中心在服务学校创建有中国特色的世界一流大学的步伐中继续坚持着服务学校的宗旨，继续完善工作的方式方法，以让自己更能适应学校的新变化新要求，在这个过程中可能会碰到不少困难和艰辛，有的时候可能是整体工作思路的转换，过程是痛苦和艰难的，不过这些也寄于了学校对我们期望以及对我们的信任。我们应该更加关心和了解学校在发展过程中的不断发展的变化和要求，在工作中不断调整自己，而且在有些工作方面还更应该走在学校要求之前，多学习多吸收，时刻准备好为学校更好的发展而努力工作。
