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会议中心承办北京论坛(2019)

日期:2019-11-18 信息来源:会议中心
 

    2019年11月3日,由北京大学、北京市教育委员会和韩国高等教育财团联合主办的北京论坛在英杰交流中心阳光厅落下帷幕。本次论坛为期三天,来自世界60个国家和地区的500多名学者和嘉宾围绕论坛主题“文明的和谐与共同繁荣——变化世界与人的未来”汇聚一堂,共同探讨展望世界和人类的未来发展前景。会议中心所属对外交流中心、百周年纪念讲堂和勺园共同承担了本次论坛的会务、餐饮等接待服务工作。

英杰交流中心阳光大厅闭幕式现场

    创办于2004年的北京论坛,迄今已连续举办十五届,而本届论坛更是盛况空前,下设分论坛与专场讨论之多,涉及场地协调、交通组织与餐饮配置之繁,相较往届不可同日而语,给负责会务承办工作的对外交流中心提出了极大挑战。比如,论坛期间,13个分论坛和3个专场活动同时举行,涉及的会场除英杰交流中心外,还包括光华管理学院、经济学院、外国语学院、国家发展研究院、百周年纪念讲堂、斯坦福中心、沙特图书馆管辖的多个场地。要确保这么多分散各处的会议活动顺利举行,这对有多年办会经验的对外交流中心也是一个新课题。

英杰交流中心分会场

 

光华管理学院分会场                              经济学院分会场

 

外国语学院分会场                              国家发展研究院分会场

 

斯坦福中心分会场                            沙特国王图书馆分会场

    面对新变化与新挑战,对外交流中心精心统筹,周密部署,事先对所有会议安排进行了精准布置。为确保场地设施能够满足不同分论坛的要求,对外交流中心提前与各场地主管单位及设施设备主责人员密切沟通,确保在车辆停放、路线指引、嘉宾入场,PPT收集与播放、同传设备配发、会场秩序协调、现场紧急情况处理等各个方面,每个细节都落到实处,有条不紊。此外,对外交流中心借助多年来成熟的志愿者招募和培训体系,对参与本次会议的60多名会务志愿者进行了专业细致的培训,保障了论坛各项活动的顺利开展。

钓鱼台开幕式现场

注册台

 

志愿者培训及工作现场

    11月2日,在百周年纪念讲堂举行了由北京艺美公益基金会和北京论坛共同主办的第十六届北京论坛特别活动—— 艺境汇。这次活动场地选在了讲堂四季庭院,借助庭院环境的特点,会场布置别具一格,画家充满气势与力量的大幅面水墨画作品从顶层铺设下来,与庭院墙面藤萝摇曳的绿植形成鲜明对比,会场充满着浓厚的艺术氛围,与论坛活动的主题相得益彰,为与会人员提供了一场视觉艺术盛会。

 

百周年纪念讲堂分会场

    要做好论坛接待服务,除周到细致的会务工作外,还需要美味的会间茶歇和优良的餐饮服务。勺园作为论坛活动的餐饮接待单位,承接了500余名参会代表的午晚自助餐,以及斯坦福中心、光华管理学院、外国语学院等5个分论坛、200余人次茶歇服务。勺园中、西餐厅凭借多年服务经验,从餐厅预订、前台服务到厨房菜品都做出了详细预案,对自助餐台摆放、就餐动线设置、菜品种类口味、特殊服务需求和突发应急处置等与各方组织人员反复核实确认,保证各项服务落实到位。

 

勺园餐饮服务现场

    值得一提的是,今年勺园自助餐台主题创意设计再上新台阶,在勺园7号楼大厅和弘雅厅的两个创意摆台“燕园秋色”和“勺海廊亭”匠心独运、制作精美、栩栩如生,引得参会嘉宾纷纷围观、啧啧称赞。两个精美的创意摆台,搭配健康美味的自助餐食,不仅展示出厨师们的精湛技艺,也体现出勺园对此次论坛接待工作的精心与用心,给与会人员带来舒心难忘的就餐体验。

创意摆台——燕园秋色

创意摆台——勺海廊亭

    本届北京论坛筹备时间短,筹备任务重,前期工作琐碎,会议现场存在诸多不确定因素,但会议中心各单位秉承一贯的专业精神与饱满热情的工作态度,精益求精,全力以赴,积极沟通,协调配合,确保了论坛的顺利举行,助力这场深秋的学术盛宴向世界铺陈更美的图景。会议中心将继续总结服务经验,发扬优良传统,以服务学校师生为己任,为学校“双一流”建设提供坚实服务保障。