【摘要】本文通过作者在会议中心五年来的工作历程和成长经历，以亲身感受记录了以交流中心为例的会议中心不断发展、前进与壮大的过程，并从其中得到了许多启示。探索促进步、融合求发展、服务做贡献、努力迎未来，会议中心及其所属的四个单位在不断的探索中专业化、经验化、品牌化，通过互相的融合，彼此的支持促进了各部门的共同发展，在会议中心大旗下，四部门坚持服务于学校、服务于师生的理念，坚持以人为本的企业文化，以科学的发展观和更加饱满的精神迎接着充满挑战但又更充满希望的美好明天。
04年的夏天，刚刚走出大学校门、带着对未来无限憧憬的我有幸来到北京大学对外交流中心参加面试，并从此加入了中心这个虽小但很温暖的团队，也走进了会议中心这个大家庭。转眼间五年已经过去了，虽然我没有亲身体验到会议中心成立之初的艰辛，但也见证并亲历了中心的不断发展、前进与壮大，深切感受到中心服务于北大师生的基本理念和“以人为本”的企业文化。
一、 探索促进步
任何事物的发展必然要经过不断摸索，因为没有可以完全照搬的例子，即使有类似示例，但每个事物也都有自身特点，别人的经验也需要在摸索中不断验证与修订，才能真正为己所用。会议中心正是在这样的摸索中一步步前进的，而会议中心下属的四个兄弟单位更是如此。作为对外交流中心的员工，我以中心会议与交流部为例谈谈这些年在工作中的探索和取得的一些成绩。
1.如何使会议承办工作更加专业
会议承办主要指除学术部分之外会议的所有组织工作，一般来说包括吃、住、行等三大方面及诸如接待、答疑、印刷等琐碎工作。此外，更重要的是根据会议需求统筹协调，排除所有可能出现的隐患并提前制定应急预案，保障会议顺利有序进行。局外人看来，可能会认为这仅仅是打几个电话联络一下，或是会前好好张罗一番而已，有时我们甚至会听到“这些工作我可以找几个研究生来做”类似的话。也许上述工作看起来都没有什么高技术含量，但如何理清和协调好千头万绪的筹备细节，使我们真正成为客户的后勤保障团队，则要求我们的工作具备专业性和高效性。
专业性一直是交流中心自成立以来的不断追求的目标，并确实在此方面取得了长足的发展。
首先是技术上的进步。以前的会议注册往往是参会者提交申请表，然后经过工作人员手动输入与整理，费时费力并容易在录入时产生错误，这几年通过探索，我们已经开发出一套网络注册系统，参会者通过会议网站就可以在线一次性完成会议注册及相关预定，不仅为参会者带来了便利，突出了专业性，也减少了人工再次输入带来的差错，大大提高了效率。
其次，善于总结经验。从承办第一次会议至今，交流中心已经成功组织过海内外各类型会议近500个。近年来，中心所承办的会议规模越来越大、档次越来越高，并且各具特色，通过对这些会议筹备工作的总结与积累，中心编制了“会议筹备工作流程”以及专项会议资料汇编等文件，既为将来工作提供参考并减少解决类似问题时间，也为新员工快速进入角色提供了很好的培训资料。
再次，不断学习和积累。交流中心的员工在领导的带领下总是不放过每一个学习机会，主动收集有用信息为我所用。例如，在碰到其他会议时，我们会观察其他单位如何安排和布置，对比不足并借鉴优点；此外，我们还会注意积累一些潜在可用的信息，比如新开业的酒店或者餐厅、北京的一些新景观等等，为将来的工作做好信息储备。
2.如何合理安排人员，提高工作效率
经过多年经验总结，交流中心在会议或海外团队项目的人员安排上形成了 “项目负责制，领导AB角”模式。“项目负责制”指每个项目在筹备初期都由一名项目主管来整体负责，等项目临近时其他人员根据需要有序加入，由此名主管分工统筹，这样既减少了项目初期工作较少而人员较多带来的浪费，也避免了各人只关注自己所负责的局部工作而缺乏统筹规划造成工作的交叉遗漏。“领导AB角”是指部门主管或中心领导与项目主管共同组成项目负责小组，同时掌握所有细节，一旦出现特殊原因，项目主管暂时不能继续此项目时，可由相关领导亲自负责或指派他人继续，以保证项目的延续性。
3.如何留住老客户，拓展新项目
会议承办工作旨在为校内院系和部门解决主办会议过程中一系列繁琐而耗费精力的会务安排工作，以节省他们的时间和精力，从而更好的投入到教学和科研当中。我们面对的客户以北大学者为主，如何让他们真正认识到我们在会议组织中的作用和价值，并通过他们来拓展中心的业务，也是我们一直致力的工作。为此，在工作安排中我们力求滴水不漏，及时提醒可能出现的各种问题，努力节省会议开支，得到了众多院系和学者的认可和称赞，许多学者不止一次主动找我们帮助筹备会议并给我们介绍新项目。
在留住老顾客的同时，从去年开始我们逐步主动拓展新项目。08年底开始蔓延至09年的世界金融危机和09年开始的流感疫情，许多项目受此影响临时取消。面对这样的问题，我们逐步转变以前坐等项目的方式，通过改版网站、印刷项目宣传册等方法扩大宣传，并主动出击联络国际知名大学，拓展我们的团队项目等。
以上仅仅是交流中心会议与交流部在这些年摸索中取得的进步，会场部、综合部也同样经历着这样的进步，会议中心下属的其他三个单位更是如此。会议中心正是在四个单位的各自发展中，协调统一找到自己的定位与发展方向，逐步创立了会议中心的品牌，找到独特的适用于自己的企业文化。
二、融合求发展
会议中心四个部门勺园、讲堂、中关新园、交流中心的工作各有侧重，已经成为学校在餐饮、住宿、演出、会议接待等方面必不可少的服务性部门。同时，四个部门又在会议中心的统一协调下相互配合、集体协作，共同进步和发展。
1.学校的重大活动离不开四部门的紧密协作
会议中心每年要承接多项学校大型活动，这些活动顺利举行离不开四部门的紧密协作。例如北京论坛，这是北大独立主办的高级别会议，每年都会接待数百位海内外知名学者，论坛的会务筹备工作由交流中心负责，而餐饮、演出等则主要依靠了勺园和讲堂两个单位。再例如每年新春团拜会的成功举办，也是交流中心和勺园合作的成果。
2.四部门的融合以及相互支持不仅促进了各自发展，也带来了共同发展
交流中心所承办的所有项目，在初期策划阶段，凡是涉及到餐饮住宿以及文艺演出、大型会场等方面，我们首先向主办方推荐选用勺园、中关新园和讲堂，这样不仅为兄弟单位带来了项目，同时在具体筹备工作中也能得到兄弟部门的保障和支持。
另外，交流中心在承办某些项目时，出于主办方的要求或是客观条件的限制，在安排上难免出现困难，兄弟单位在条件允许的情况下总是尽量满足我们的要求。例如中学生模联大会中，由于参会代表众多，学校周边住宿紧张，经过多次商讨，中关新园采用提供床垫的方式解决了部分住宿难题。
在会议中心，四部门相互支持、共同进步的事例不胜枚举，而会议中心这个大家庭也在子部门的共同发展中不断壮大，成为学校不可或缺的重要部门。
三、 服务做贡献
“为北大教学科研服务、为北大师生提供便利”是会议中心长期以来的宗旨与理念，在这条主线的指引下，会议中心在总结四个分部门各自企业文化的基础上，提炼出适用于整体且独具特色的企业文化：以人为本，经济效益和社会效益并重。
以人为本，首先以北大的师生为本，是因为我们要更好的服务于学校的教学科研；以人为本，同时也是以会议中心的所有员工们为本，在工作中注意培养员工们的积极性和成就感，让员工们感受到中心的温暖，以中心为家。
对于会议中心的经济效益与社会效益，单位的特殊性决定了我们在注重社会效益的同时，还要抓好经济效益，因为只有这样才能积聚我们的力量，更好的体现社会效益，但是当两种效益发生矛盾时，以社会效益为主，这是不可动摇的。
10年来，会议中心本着服务的理念，逐步总结并坚持自己的企业文化，四部门齐心协力做好自己的工作，因为我们知道，我们所做的服务直接或间接地影响着北大的国际声誉与社会认可度，不论是餐厅的饭菜质量、客房的舒适程度或是会场服务的专业程度，都向外界展示着北大的风采与特点。做好我们的本职工作，也就是以实际行动为北京大学建设世界一流大学做出贡献。
四、 努力迎未来
10年风雨兼程，10年历尽沧桑，虽然我没有经历这整个10年，但应该是经历了中心发展最快的5年，在这5年中，我看到了勺园的旧貌换新颜，看到了讲堂文娱活动的愈加丰富，看到了中关新园的拔地而起，更加亲身体会到了交流中心的所有进步，同时深深感受到会议中心逐步增强的凝聚力。
10年的成就让我们肯定自己的同时也带来了新的挑战，如何让中心在一个又一个新的10年中更好的发展是我们每个人应该思考与不断努力的。随着学校周边会议场所、住宿场所不断增加，如何在这种竞争中保持会议中心特色、立于不败之地，如何继续锻造我们的品牌，如何更好的服务于学校……，这一切都将是我们在今后工作中不断面对和需要努力解决的。
我坚信，中心四部门团结一致，在自身发展的同时相互融合、相互支持，坚持服务理念，坚持以人为本和两个效益并重的中心文化，发展符合自身特点的子文化，一定会给会议中心带来不断的进步，我也希望自己可以继续见证会议中心一个又一个更加美好的10年。
