如何争创一流的会议中心，其中包含很多方面很多内容，经过研讨，我也从会议中心各位同事的发言中学习了很多。不论是从管理方面、人员方面、服务理念方面等等，我们面前还都有很长的路要走，有很多工作要做。不过我们始终还是应该踏踏实实从实际工作出发，不断对自己提出更高的标准和要求，所以经过研讨会，我重新整理了思路，把自己对于现在主要负责的大型国际性活动的组织工作的一些想法总结如下：

　　在校内举办的任何国际性活动，不论是国际会议的举办还是海外交流团队的接待，无疑都是学校综合情况在国际国内相关领域中的展现，同时也是相关媒体报道的焦点，更是检验学校综合实力的一个标准。

　　交流中心工作中一项重要内容是组织承办国际国内会议以及接待海外交流团队，在这方面我们已经做了17年，积累了一定的经验与资源，但是如何在这一方面再有所提高和突破，这便是我结合我工作实际中为“争创一流会议中心” 所想到的一些今后努力的方向：

一、我们有什么？

　　1、经过多年的实战经验，交流中心所组织的会议从几十人做到了1500人；承接的交流团队从学生交流团做到了各种高级研修班，我们有一整套操作流程和规范。

　　2、会议中心其他部门的建设和发展以及会议中心各部门之间的不断融合，给了我们更坚强力量和更大的发展空间：例如讲堂对于大型活动的承办，勺园的餐饮便利以及中关新园提供了更多临近的住宿等等。

　　3、我们已锻造出一支高效的而有经验的团队。根据工作的需要，我们注重对于高素质人才的选拔与培养，现在交流中心负责会议与交流工作的团队都是具备高学历高素质的人才，通过不断严格的要求与高效工作的传承，队伍中的成员均已基本具备独立组织协调一项或多项大型活动的能力。

二、我们缺什么？

　　1、更加规范化的工作。

　　虽然我们已有了一套操作流程和规范，但其中要求还不够详尽，执行力度还有待加强。经常会出现不同项目管理者不同风格，我们应力求做到，每一个项目都有统一执行标准，力求做到不同执行人，但有同样的执行效果和结果。

　　2、更加多样化的服务。

　　会议与活动组织安排，除了大家所熟知的对于吃、住、行、开会等后勤工作的安排，更重要的是根据我们的客户的实际情况和要求给以信息与解决方案的提供。我们需要利用我们的信息、经验和资源给客户提供会议组织安排上的咨询与实际操作。这是我们工作的精髓所在。我们应该注意抓住抓好这项工作，同时还要与时俱进，根据会议与活动的不同特点，在客人未曾想到之前，已提供好了多种服务的选择，使会议在各方面许可的范围内收到更好的效果。“服务在客人想到之前”也许是一种很高的要求，但我们还要努力向着这个目标迈进，在常规服务之外，努力开发一些新的服务，例如网站制作的专业化、一些文娱演出、学校或会议纪念品的设计制作、更多线路的北京市旅游、一些重要或特殊仪式的筹划（重要纪念性仪式和重要人物生日庆祝）、不同形式、不同要求的高级别培训班的组织等。

　　3、更加人性化的管理。

　　人性化的管理主要是指项目的管理，如何能让我们的客户（校内主办方的教授、校外的各国参会人员）更加满意，真正照顾到他们所需要的，让他们从心底里对我们信任甚至被我们所提供的服务所感动。在这点上我们应该运用客户能够理解、赞赏并反馈的方式来正确的解决所遇到的问题。

三、我们如何做？

　　1、从职员层面：

　　真正接触客户的，是我们一线的职员。现在我们可以说我们的职员整体能力强、素质高，但这只能说明我们的服务“很好”，但是要让客户觉得我们的服务“非常专业与周道”，还需要我们所有的职员都可以：将中心的发展与个人的价值实现紧紧联系在一起；对工作内容有深刻的理解与完善周道的实行；有团结意识，有向心力；注重中心形象的维护，注意学校的形象宣传；真诚热情地服务客户；有很好的精神面貌；快速得体的应变对答。

　　培养高素质的职员，首先要培养他们的归属意识，同时也要增加他们一定的危机感和压力。要让所有职员了解会议中心的过去的成绩、现在的状态和将来的发展方向，了解自己所产生的作用与所需注意的事项，让他们产生全局意识、产生归属感，让成员们感到身为会议中心的一份子，本身就是一种奖励。同时也要不断创造一些竞争机会，让我们的职员有一定的危机感和压力。

　　其次应在职员间应建立和谐氛围，创造良好的工作环境和场所。应注重良好的企业文化的培养、注重员工的各人生活和精神状态的照顾。让员工能在愉快的工作氛围和环境中获得精神上的享受，应该努力为员工们创造一个良好的工作场所，但不是舒适的处所。

　　再次，应多开展员工培训，培养良好的自我培训氛围，同时因材施教。一、开展系统的专业培训，如针对工作内容的培训，介绍客户类型、客户特色、工作内容、注意事项、前辈的经验介绍等。二、培养员工良好的自我培训习惯，使员工形成自我的培训的风潮，调动并支持员工在自己感兴趣的方面进行进一步的学习或研修。三、针对不同员工的特点，还应因材施教，更好的发挥其长处为中心服务，并应对于特别优秀、具备潜力的员工提示和补充其不足，为其更好的个人发展奠定基础。

　　2、从管理层面：

　　在企业的日常管理方面，要进一步完善制度与规范；提高项目执行标准；更大发挥成熟员工对项目的操控能力。

　　要注意维护已有的客户、加强宣传、拓展新客户。在与客户交流的过程中，我们应该掌握一定的技巧，不是按照客户的问题来解决问题，而是应该用巧妙的方式引导客户。在执行项目中所扮演的角色应多变，这种变化取决于客户在解决问题中参与和反馈。当客户参与变化的时候，我们的角色也要随之变化。

　　（1）客户参与相对较少：代表了对我们的充分授权，这是我们应成为独立的问题解决者。

　　（2）客户适度参与：我们的重心是解决问题，但还要用沟通的交流的方式。

　　（3）客户高度参与：我们在管理其他工作的同时还要处理可能出现的障碍，需要具备高沟通力和敏感度。

　　3、从创新层面

　　对于会议组织方式与技巧，我们不能固步自封，还要不断的进步与发展，这就需要我们不断学习，随时吸取国际上对于会议组织方面的新方式和新办法。我们应该主动创造观摩机会，注意不断吸收积累各种经验与信息。

　　对于海外团队与研习课程的接待与组织上，我们需要注意开发新的服务，用不同的方式吸引世界各地对中华文化感兴趣的学生或学者为他们开展新型的中华文化探寻之旅。对我们现有的项目，也要不断更新或更广泛的设计各类培训课程或团队交流项目等。

　　“争创一流”不仅仅是会议中心为配合学校“争创世界一流大学”的目标而提出的口号，同时也是中心自身发展与前进的目标与动力，更是中心每个部门、每一位员工追求进步与成绩的目标与动力。“一流”没有具体的概念与标准，只有在日常工作中的不断提出更高的要求，只有一步一个脚印的踏实前进才能真正做到一流。我们不应追求毫无根基的空中楼阁，只有把所有的努力落实到现实工作中，从平凡中追求完美才是我们每一位会议中心的员工应该做到的。

　　为学校组织大型国际性活动是交流中心会议与交流部的工作重点也是会议中心核心工作之一。人性管理、多方学习、努力创新，不断把承办与接待任务完成至完美是我们为“创一流”对自己工作提出的具体解释。我们要沿着这个目标继续踏实的做好本职工作，从每个细节中追求“一流”的标准，真正为学校在世界知名大学中提高国际声誉与地位贡献自己的一份力量。